相手の返信がなくてイライラする、自分の仕事にも影響が出てくる、もしかして忘れられてるんじゃないだろうか…
などなど、顔の見えないメールのやり取りの中で、相手との信頼関係にヒビが入りそうになる事も多々あります。
そんな時でもビジネスメールでは相手への敬意を忘れずに丁寧な文章を送らなくてはいけません。
感情に任せてメールを送って後から後悔してしまうその前に、深呼吸してもう一度自分のメール内容を見直してみましょう。
今回はビジネスメールで返信を催促する場合の注意点や文例を紹介していきます。
返信を催促する場合の注意点
自然な文体を心がける
まずは落ち着いて、いつもの自分の自然な文体を心がけましょう。
決して受け取った人が「責められている」「怒られている」と思わないやわらかさ自然な柔らかい文体が必要です。
人はいきなり頭ごなしに責められると素直に自分の非を認められないものです。
もうすぐ送ろうと思っていたのに突然あなたからの怒りのメールが届けば、誰だって良い気はしません。
決して責めているのではないですよ、メールがこないので心配しています、というスタンスで相手への気配りを忘れないようにしましょう。
相手を思いやった催促メールを送る事で相手が「自分がメールを返していない」という事に気がつくキッカケになればいいのです。
具体的なキーワードを含める
次に気を付けるのはメールの文章に必ず具体的なキーワードを含める事です。
「まずい、忘れていた」「急がなきゃ」という意識を相手に持ってもらうのに具体的なキーワードはとても効果的です。
すっかり忘れていたという相手でも具体的なキーワードを見れば、早急に対応すべき事案かどうか、どうするべきだったのか、相手の記憶を呼び戻す時間短縮にも役立ちます。
また、相手にお願いしている事を自分が協力できる場合はその旨を伝えてみるのも1つの手です。
特に明らかに時間的な余裕がない場合や、相手の処理能力的に限界なのだろうなと感じた時は、早めに協力出来る旨をさりげなく伝えましょう。
具体的には
「差支えなければ、こちらでもお手伝いをさせて頂きたいと思っております。」
「何かこちらで対応可能な作業があれば遠慮なくご指示ください。」
など、相手を心配しています、自分にはあなたをバックアップする気持ちがありますよという事を素直に伝え、ただの催促ではないという事を相手に考えてもらいましょう。
但し、決して相手の力量不足を指摘するような言い方は避けましょう。
あくまで相手がメインで自分はサポートに回りますというスタイルで持ちかければ角も立ちにくくなります。
気遣いは逆効果
「お手すきの際にご返信お願い致します。」
「お時間のある時にご連絡ください。」
などといった気遣い文句は催促メールでは逆効果という事も多いです。
本当に急いで連絡が欲しい時には
「ご多忙の所申し訳ありませんが」
「急かすようで申し訳ないのですが」
などの言葉へ差し替えた方がよいでしょう。
返信の催促する相手を不愉快にさせない文例！
こちらに連絡できない理由があるのではないか、というニュアンスを入れ、相手を責めないようにする。
相手はすでに送ってくれているのにメールソフトの不調で届いていないのかもしれない、それが心配である、というスタンス。
本来の期日を過ぎている点を伝え、進捗状況が心配なので確認したいという主旨を伝える。
相手が頑張っている事を認めつつ、今は本当に急いで欲しいという気持ちを伝える。
連絡がないのを責めているのではない、その内容が楽しみなのだという気持ちを文章内に含める。
返信の催促でダメな文例！
頭ごなしに相手を責めるのはNG。
相手の責任だというキツい言い方は、相手の気分を害してしまいます。
まとめ
ビジネスメールでは信頼関係が大切です。
1つのメールが今後の関係性を変えるなんて事も起こりえます。
メールを通して自分という人間がどう見られるか、相手との付き合い方にどう影響してくるか、その辺りをよく考えて伝えたい事がちゃんと伝わる丁寧なメールを心掛けましょう。
