花見で幹事に!なにを準備する?段取りと必需品はコレ!

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花見の幹事を担当することになった場合

はじめての人はとくに

「一体なにをすればいいのだろう・・・」

と悩むものです。

このページにたどり着いたアナタがまさにこの状態になっている場合、以下の内容をチェックすることをおすすめします。

  • 幹事としてなにをすべきかがはっきりとわかるように
  • スムーズに準備を進められるように
  • 万全の状態で当日を迎えられるように

無事に花見を終えるための助けとなれば幸いです。

なお、いまは幹事を任されたわけではないけれど、今後なるかもしれないという人にとっても有益な情報ですので、ぜひご覧になってください。

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花見で幹事を任されたけど準備はどうする?

花見の規模にもよりますが、幹事がやることは数多くあります。

具体的になにをするのかについては後述しますが、

人によっては

「とてもじゃないけれど自分だけでは手に負えない・・・」

ということにもなりかねません。

もしもこのような状態に陥ってしまった場合には、一人ですべてこなそうとするのはやめましょう。

職場の花見の場合はとくに、日々の業務をこなしながら花見の準備をしなければいけません。

一人ですべて抱え込んで業務に支障が出てしまったり、倒れてしまったりするのだけは避けたいところです。

このような問題を回避するためにも、協力者がいたほうがいいです。

同僚などに助けを求めるなどして、花見の準備サポートをしてもらいましょう。

協力してくれる人がいれば、一人だけの場合より準備が早く進みます。

花見の成功は段取次第!

幹事が行なうことは数多くあります。

  • 花見を開催する日時・会場の決定
  • 予算取り・集金方法の決定
  • 飲食物の手配
  • 場所取り担当者の決定
  • 花見の宴会開始・乾杯・締めなどの挨拶依頼
    (幹事が担当する場合は挨拶で喋ることを決める)
  • 宴会で座るためのシート・マットの用意
  • 飲食で使用するコップ・皿・箸などの用意
  • 花見を盛り上げるゲームの用意
  • 悪天候時の中止・延期・決行の決定
  • ごみや準備したものの処分方法・処分担当者の決定
  • 二次会を行なう場合は会場の決定・予約・出欠確認

などをあげることができます。

なお、これはいうまでもないことですが、準備は日にちに余裕を持って進めることが大切です。

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とくに重要なことに関し解説しますが、場所取りはトイレに近すぎず遠すぎずのところがおすすめです。

近すぎるとニオイや衛生面の問題がありますし、遠いと不便です。

また、どこに場所を取っているのか参加者がわかるよう、目印となるものを用意し、参加者に周知しておくと迷いません。

そのほか、雨など悪天候の場合にどうするかですが、花見の途中までは晴れていても、途中で雨が降ってくるようなこともあり得る話です。

こういう場合には解散するというのもひとつの選択肢ですが、中止にしたくない場合は集会用テントを使用することをおすすめします。

購入すると高額ですが、レンタル品を利用すると費用負担を抑えることができます。

晴天、雨天に関係なく集会用テントを使用すれば、日除けにもなって紫外線を気にする女性陣にも喜ばれるのではないでしょうか。

花見で幹事が忘れちゃいけない必需品はコレ!

必要なものはだいたい「花見の成功は段取り次第!」で述べましたが、改めてこれは絶対に必要というものや、あったほうがいいものをご紹介します。

まず、幹事は当日の司会進行を兼ねることが多いため、進行表を作成し、当日会場に持参しましょう。

また、宴会開始・乾杯・締めの挨拶を幹事が担当することもあり、その場合には挨拶を書いたメモも持っておくと本番で緊張し、頭が真っ白になってしまった場合も安心です。

参考記事 : 花見の挨拶 ポイントと文例をチェック!

そのほか、花見の席では食べ物や飲み物をこぼしてしまう人が必ずといっていいほどいます。

この場合に備えて、拭くものを用意しておくことをおすすめします。

タオルやティッシュでもいいですが、トイレットペーパーはトイレに流せるため、ごみを増やしたくない場合にはいいでしょう。

また、花見では大量のごみが出ます。

毎年都会の花見スポットにごみの山ができているのをテレビでみたり、実際に会場で目にしたりした経験がある人もいるでしょう。

会場にごみを置いていくのはマナー違反!ごみの種類別のごみ袋を十分に用意し、分別して入れられるようにすることが大切です。

まとめ

幹事はやることが多く責任が重いため、率先して引き受ける人はあまりいません。

ただ、嫌々でも参加者が満足する会にすれば、幹事に対する評価は高まります。

また、花見が成功に終わると、幹事をやってよかったという達成感が生まれることもあります。

逆に花見が大して盛り上がらず失敗に終わってしまうと、幹事に対する評価が下がり、とくに職場の花見の場合は仕事に悪い意味で影響することもあります。

引き受けた以上は自分にとって得になる結果を残せるよう、全力を尽くすことが大切といえるでしょう。

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